La pianificazione
In questi anni ho capito una cosa, la pianificazione del proprio lavoro, per menti creative non è proprio la cosa più semplice.
Ogni volta che ho parlato di pianificazione sul mio profilo Instagram o su Facebook ho ricevuto, soprattutto in privato, diversi messaggi disperati e diverse richieste di aiuto, confronto e consiglio.
Così questo gennaio mi sono ripromessa di mettere nero su bianco il mio pensiero riguardo la pianificazione con tutta la trasparenza che il post di un blog può concedermi.
La cosa più importante che ho capito è che ognuno deve affrontare la pianificazione assecondando le proprie necessità, finalizzando un metodo proprio. Ho visto e provato a usare diversi schemi nel passato, ma mi bloccavo. Io non sono fatta per la pianificazione su sterili tabelle excel (chiedo scusa a tutti quelli che le usano, non sbagliate voi eh, sono io che proprio non ce la faccio a inserire tutto quello che mi frulla in testa in piccole caselline bianche e nere). Ho bisogno di strumenti che siano si utili, ma anche creativi e ispirazionali.
Quello di cui ti parlerò oggi sono il mio metodo e gli strumenti di lavoro che ho progettato dopo diversi anni di sperimentazione sul planning.
Te lo dico subito: a settembre 2019 ho pianificato il mio anno da settembre 2019 fino a luglio 2020. Per me l’anno lavorativo inizia e si conclude con le ferie estive e sì, settembre è il mio vero capodanno.
Pianifico davvero un anno intero? Sì.
La visione dell’intero anno mi è utilissima per scandire a grandi linee gli step, ma ti svelo una cosa che mi riguarda. Non sono capace a sviluppare nel dettaglio contemporaneamente tutti i mesi del mio planning. Con il tempo ho capito che a me serve una visione generale dell’anno e gestire, pianificare e affrontare bene trimestre per trimestre.
Lo so, facile non è…anzi!
Le cosa da organizzare e prevedere sono davvero moltissime: lavoro, mail, newsletter, prodotti, canali social, sviluppo nuovi progetti, collaborazioni, spedizioni e molto altro. Di fatto per me avere tutto scritto e pianificato è fondamentale e non c’è app che tenga, io ho bisogno di vedere le cose scritte sulla carta! Seppur faccia parte del mondo web, ho bisogno di cancellare, tirare linee, fare frecce, evidenziare, mettere asterischi.
La fedeltà al planning
La rigidità non mi appartiene, da buona creativa sforno idee di continuo, alcune finiscono nel cestino, altre restano per un pò nel quadernino delle idee, ma molte altre prendono vita. Quindi cosa accade al mio planning quando arriva una nuova idea non prevista? Viene modificato. Cancello, inserisco, correggo, faccio spazio, elimino o rivedo. Perché fa parte della mia natura essere in costante evoluzione e per questo sono flessibile nei confronti di tutto quello che progetto e produco. Te l’ho detto che devo pasticciare!
I miei strumenti di pianificazione
Bene ma quindi quali sono i miei principali strumenti di pianificazione (e dove trovarli)?
Ti racconto un pò come gestisco su carta la mia pianificazione, e quali sono i supporti che trovo indispensabili.
I miei mai più senza sono:
- Il planning annuale diviso per trimestri (questo metodo l’ho imparato da Gioia Gottini) in cui fissare per ogni trimestre gli eventi più importanti e avere in testa 1 unico grande obiettivo annuale.
- Il planning mensile sviluppato di 3 mesi in 3 mesi dove segno tutto il lavoro in progress diviso per categorie (agenda-loghi-pattern-collaborazioni, etc…). Con i colori evidenzio anche eventuali nuovi lanci, promozioni, eventi riguardanti il lavoro. Si tratta di un vero e proprio calendario mensile dove sviluppo tutto. Avere 1 unico foglio con la visione di tutto il mese mi aiuta a memorizzare visivamente tutto.
- Il planning settimanale dove di settimana in settimana segno appuntamenti, call con i clienti, scadenze, appunti mentre sono al telefono, impegni personali, insomma tutto quello che non devo davvero dimenticare.
- Il calendario editoriale di social e blog per non trovarmi a dire “E adesso cosa pubblico”? * Qui devo aggiungere un asterisco, in realtà nell’ultimo trimestre ho rispettato poco il calendario editoriale social, sono andata molto ad istinto (avendo ovviamente ben in mente gli eventi/argomenti dei mesi in corso). Mi sono resa contro che impiegavo tempo nel compilarlo e poi andavo appunto più ad istinto. Quindi ho deciso per questo trimestre (gennaio, febbraio, marzo) di provare a fare senza e vedere come va. Quel tempo verrà impiegato in altro modo.
- Agenda che è lo strumento che viaggia sempre con me ed è più un diario perché è un mix tra impegni personali e lavorativi. Appunto di tutto e fine anno contiene la mia storia che mi spiace sfogliare e rileggere.
- Le to do list per ogni cosa, che fungono da riassunto per punti di tutto quello che c’è negli strumenti sopra citati. E poi lo ammetto, tirare quella linea sulle cose da fare mi soddisfa moltissimo! Ho liste della spesa, dei lavori, degli appuntamenti, dei fornitori e molto molto altro.
- Spese, ammetto che in questo non ero per nulla brava, ma adesso ho migliorato questo aspetto e riesco a tenere sotto controllo le spese mensili per avere traccia di quelle annuali.
La mia idea: il Creative Planner
Come ti raccontavo sopra, sono dichiaratamente creativa organizzatrice da carta. Fino a qualche tempo fa il mio planning era fatto di fogli e schemi disegnati da me solo per me.
Poi ho creato il primo Creative Planner e durante l’estate 2019 l’ho ripreso in mano e ampliato. Ho aggiunto nuove schede, rivisto alcune di quello passato e posso dirti che il nuovo Creative Planner contiene tutti gli strumenti e schemi utili per pianificare e organizzare il proprio lavoro. L’ho testato in prima persona e potrai adattarlo al tuo metodo. Il Creative Planner infatti non ti insegna un metodo, non t’impone qualcosa, il Creative Planner è uno strumento che si adatta a te.
Si tratta di un prodotto digitale composto da 19 schede perpetue + 12 divisori mensili stampabili singolarmente, da compilare di volta in volta con data, settimana o mese. In questo modo il Creative Planner non ha mai una scadenza, potrai usarlo infinite volte a seconda delle tue necessità. Potrai usarlo per 6 mesi o per un anno intero, non ci sono regole.
È in formato A4 ma in fase di stampa potrai tranquillamente adattarlo ad un formato più grande o ad un formato più piccolo. Una volta stampato puoi rilegarlo con una spirale metallica o praticare dei fori per organizzare tutte le schede in un raccoglitore.
Cosa ha di speciale il Creative Planner? Ti permette di organizzare, pianificare e gestire tutto il tuo lavoro con strumenti sì utili, ma allegri, colorati e ordinati. E se sei una creativa come me sono certa che non sai fare a meno di cose utili ma anche belle, ben organizzate.
Trovi il Creative Planner qui e ti ricordo che non dovrai aspettare, se stai fremendo e ti è venuta voglia di iniziare a sistemare il tuo anno, una volta fatto l’acquisto riceverai subito il link per scaricare il pdf pronto da stampare.
Vuoi dare una sbirciata al mio trimestre appena concluso?
Con la pianifciazione negli scorsi mesi ho raggiunto obiettivi, ma sai che ho commesso anche errori? Ti racconto tutto, perché se stai ancora leggendo, sei curiosa di saperlo!
Partiamo da cosa diceva il mio planning settembre/dicembre e com è andata?
Cosa importante, il planning diceva che settembre sarebbe stato un mese di fuoco, ma ho commesso un errore: ho sottovalutato gli effetti di settembre sui mesi successivi.
Da settembre in poi sono stati tutti mesi di fuoco, fino a dicembre ho faticato a gestire tutto e nonostante abbia raggiunto felicemente gli obiettivi che mi ero prefissata, ho trascurato alcune cose.
In pratica le due cose più impegnative di settembre sono state:
- lancio della nuova linea di cartoleria Le Petit Rabbit
- il trasloco nel nuovo studio
E in sostanza il nuovo studio si è trasformato per mesi in un laboratorio di idee, pacchi, corrieri a più passaggi al giorno, scatole ovunque, adesivi, prodotti, call, appuntamenti, eventi, caffè con le mie colleghe e quindi sono andata in affaticamento e ciò che più ne ha risentito sono state le mail. Ho perso mail nella spam, ho perso mail a cui rispondere, mail si sono accumulate. Certo non è bello, ma ti assicuro che è un big point segnato per il trimestre settembre-dicembre 2020. Tutti commettiamo errori, l’importante è imparare e cercare di non commetterli più.
Altre cose che erano in planner e che sono accadute:
- Ottobre: nuova rubrica su Instagram LOGOdì, il giorno in cui potrete chiedermi senza impegno qualche consiglio sui vostri loghi.
- Settembre: lancio del Creative Planner…ehi ehi ehi si è propio quello qui sopra.
- Novembre: Fiera Il Mondo Creativo
- Dicembre: Natale (ordini shop on line) tutto quello che il Natale comporta per un’attività di vendita on line
E per il trImestre appena cominciato? E per quello scoprirai tutto strada facendo e magari poi a fine giugno facciamo un altro punto della situazione insieme?
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